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En este caso de éxito, Maximilian Helldörfer, fundador y director creativo del estudio de diseño y agencia creativa New Aesthetics, cuenta cómo su empresa transformó su forma de trabajar con Rock. Las agencias de diseño como New Aesthetics pueden usar la plantilla de proyecto de branding para estructurar el trabajo con clientes, desde el onboarding hasta la entrega.
Maximilian comparte consejos para equipos de marketing que se enfrentan a los retos del trabajo remoto, tener demasiadas herramientas y proteger el deep work.
El enfoque all-in-one les permite documentar información y gestionar la comunicación sin saltar de plataforma
New Aesthetics empezó a usar Rock hace alrededor de un año y medio. Antes, la agencia usaba sobre todo Slack para comunicarse y Trello para gestionar tareas. Además, los clientes solían proponer herramientas adicionales como Microsoft Teams o Google Drive.
Maximilian describe el momento en que la agencia decidió buscar una solución que centralizara comunicación y documentación en un solo lugar.
"Nos dimos cuenta de que no podíamos usar tantas herramientas distintas según el cliente porque todo se desordenaba. Ahí decidimos que necesitábamos buscar una herramienta nueva con un enfoque all-in-one."
Tener todo el trabajo centralizado en una sola herramienta mejoró su eficiencia y les dio más espacio para concentrarse en el deep work.
Tareas + mensajería en un mismo lugar, para poner orden al caos multicanal
El mayor reto antes de Rock era la gestión de información dispersa entre plataformas.
"Si usas muchas herramientas distintas y andas mandando correos a todos lados, es inevitable que algo de información se pierda por el camino. Y a veces algo está más actualizado en un sitio que en otro, lo que genera confusión. Eso solo se evita teniendo una sola herramienta que ofrezca todo lo que necesitas: un lugar donde guardar información y comunicarte. Eso es exactamente lo que ofrece Rock."
El enfoque all-in-one elimina la necesidad de hacer malabares con apps y actualizar el trabajo en distintos canales. Con todo en un solo lugar, una sola actualización basta.
La agencia descubrió que Rock reemplazaba la combinación Slack + Trello y permitía concentrar todo en un único espacio, justo lo que necesitaban. La funcionalidad de cambiar entre mini-apps de forma nativa ahorra tiempo y permite saltar de tareas a mensajes o notas sin fricción.
Tareas para colaborar más asíncronamente, documentar información y organizar el trabajo en remoto
La mini-app de Tareas se volvió rápido una pieza clave del flujo de trabajo de New Aesthetics. La agencia usa distintas etiquetas para indicar el estado de cada tarea, por ejemplo "esperando feedback del cliente".
Para Maximilian, las tareas les permitieron ahorrar tiempo: el estado ya está en la tarjeta, sin necesidad de estar preguntando o reuniéndose para compartir avances. Ese tiempo ahorrado se convierte en tiempo de deep work, que es lo que de verdad mueve el proyecto adelante.
Otra función que les encanta es el panel de Actividad: "Te da una visión muy clara de en qué ha estado trabajando el equipo." Y una más que el equipo aprovecha es el panel de Set Aside, que permite guardar tareas, mensajes y notas relevantes en un panel dedicado para retomar después.
"Cada vez que alguien dice que no puede responder o hacer algo en el momento, siempre le sugiero usar Set Aside y retomarlo después. Es muy útil tener una función a la que puedas recurrir en esos momentos de 'no puedo contestar ahora'." — Maximilian
Colaborar con clientes en Rock para reducir correos entrantes y saltos entre plataformas
Sumar a los clientes a Rock también fue sencillo. La agencia ya no acepta correos y prefiere traer a los clientes a Rock para colaborar. Aunque al principio algunos no conocen Rock, en poco tiempo se acostumbran y empiezan a abrir sus propios espacios.
Le preguntamos a New Aesthetics qué le recomendaría a otros equipos creativos que están buscando una solución all-in-one.
"Empieza ya, experimenta y encuentra el workflow que mejor te funcione. Rock te da opciones para descubrir la manera que mejor se adapte a tu caso. Especialmente si llevas una agencia creativa, no te conviene sobreorganizar y crearte trabajo extra. Rock te da la posibilidad de armar tu workflow de forma sencilla."
4 consejos de New Aesthetics para arrancar con Rock en una agencia creativa
Cambiar de plataforma puede ser un cambio grande para un equipo. Suele venir con migración de tareas, reorganización general y adaptación a nuevos flujos. Algunos consejos de Maximilian para equipos creativos que están pensando en arrancar con Rock:
- Prueba distintos workflows: Rock ofrece recursos para encontrar la forma que mejor encaje con tu caso. Date tiempo para pensar cómo quieres que funcionen las cosas.
- Experimenta con las funciones: Rock es flexible y permite personalizar de varias maneras. Prueba y encuentra una forma de organizar el trabajo a tu medida.
- Avanza a tu ritmo: en las primeras semanas seguramente no necesitas demasiada complejidad. A medida que te familiarizas con Rock, puedes incorporar más funciones.
- Ajusta bien la gestión de tareas: apóyate en estados de tarea, estados de asignados o etiquetas (o las tres) para organizar tu trabajo.
La historia de New Aesthetics demuestra que el salto constante entre plataformas y la comunicación dispersa con clientes se pueden evitar cuando la comunicación está centralizada. Tareas + mensajería son la base para equipos más productivos. El deep work se prioriza con trabajo asíncrono, y eso se traduce en un equipo más enfocado.
