Cómo gestionar un programa universitario en Rock: el Digital Superstart Challenge

Dylan Cromhout es profesor en la Cape Peninsula University of Technology y director de la agencia de marketing Brand Shepherd. Usa Rock tanto para los proyectos de la universidad como para el trabajo de la agencia.

En este artículo contamos cómo Dylan coordina un grupo numeroso de estudiantes en Rock. Pero antes, vale la pena conocer el curso que lleva: el Digital Superstart Challenge.

¿Qué es el "Digital Superstart Challenge"?

¿Cómo hacer que las universidades sean más productivas para la sociedad? ¿Cómo preparar a los estudiantes para entornos de trabajo reales en lugar de enfocarse solo en investigación académica? Esas preguntas fueron las que llevaron a Dylan a crear el programa Digital Superstart Challenge.

El programa forma parte del Marketing Diploma que imparte en la Cape Peninsula University of Technology (CPUT) y arrancó en 2010. El proyecto conecta a unos 250 estudiantes con unas 400 pequeñas empresas.

El objetivo es un intercambio mutuo: los estudiantes ayudan a pequeñas empresas a mejorar su presencia online y, a cambio, estas empresas les dan una rampa de despegue para conseguir experiencia real de marketing.

Por ejemplo, los estudiantes ayudan a crear páginas de redes sociales o a actualizar sitios web de empresas. Es experiencia hands-on, habilidades de marketing que pueden llevar a su carrera profesional.

"Las pequeñas empresas no siempre tienen recursos para pagar marketing caro. Por suerte, hay muchos estudiantes con talento que pueden aprender habilidades importantes mientras ayudan a esas empresas", explica Dylan sobre la idea central del proyecto.

¿Cómo gestionar un proyecto educativo con 200+ estudiantes sin reventar el presupuesto?

En 2021, el programa se lanzó por primera vez de forma 100% online. Dylan cuenta que al principio fue complicado y estresante encontrar herramientas que le permitieran llevar un proyecto tan grande totalmente en remoto. Empezaron con un grupo de WhatsApp con unos 200 estudiantes.

Pero pronto quedó claro que había demasiadas variables y demasiada gente como para gestionar el programa solo desde WhatsApp. En ese momento, Dylan empezó a buscar una alternativa a WhatsApp. La mayoría de las herramientas de comunicación y gestión de tareas que encontraba eran demasiado caras porque cobran por usuario.

La lista se redujo aún más cuando Dylan se dio cuenta de que tenían que buscar una alternativa gratuita.

"Al principio queríamos combinar Discord para chatear, Todoist para gestionar tareas y Google Drive para compartir archivos. Eran las únicas herramientas gratuitas que encontré que podían manejar más de 100 usuarios sin problemas." — Dylan

Poco después de empezar a combinar esas herramientas, Dylan descubrió Rock. Por el precio asequible y por tener tareas y chat en un mismo lugar, decidió probarlo.

Aprendizajes de la primera edición 100% online del Digital Superstart Challenge

Después de probar Rock un tiempo, Dylan se convenció de que iba a funcionar para el programa y decidió presentárselo a los estudiantes. La primera edición del programa se gestionó y completó en Rock.

Llevar el programa por primera vez dejó aprendizajes para el futuro.

"El gran aprendizaje del año pasado: usar un solo espacio para todo el proyecto. Tener un espacio por estudiante era demasiado complicado." — Dylan

Rock funciona bien para el Digital Superstart Challenge porque el programa depende sobre todo de que las tareas se completen. Combinar mensajería con un sistema de gestión de tareas facilita la comunicación y la colaboración entre estudiantes y profesores.

Cómo gestionar un proyecto educativo en Rock: el workflow detallado de la segunda edición

Este año, Dylan y su colega May vuelven a llevar el Digital Superstart Challenge en Rock. Con base en los aprendizajes del año anterior, hicieron algunos ajustes al workflow que hacen que llevar el curso sea más fluido.

Dylan comparte el detalle de su workflow, el que le permite gestionar un proyecto con unos 250 estudiantes en Rock sin perder el control. Paso a paso:

1. Un solo espacio por proyecto

Dylan y su colega crearon un espacio principal del proyecto para el Digital Superstart Challenge. Ahí entran todos los estudiantes participantes y ahí ocurre todo.

Su colega May está asignada como administradora del espacio. Su trabajo es monitorearlo, actualizar la información relevante y asegurarse de que todo fluya.

"Recomendamos tener a una sola persona como administrador del espacio con permisos completos de edición. Esa persona se encarga de mantener las tareas ordenadas y de que todo funcione. A los estudiantes hay que añadirlos como invitados, no como miembros, para que tengan permisos limitados y no puedan crear ni borrar tareas. Si cientos de estudiantes tienen permisos de edición, se vuelve un caos." — Dylan

2. Los estudiantes rellenan un Google Form

Los estudiantes que participan en el programa entran a la landing page del Digital Superstart Challenge y rellenan un Google Form. Tienen una semana para registrarse.

Una vez completado el formulario, reciben un correo automático con un link para unirse a Rock. Crean su cuenta y entran como invitados al espacio principal del proyecto.

Un tip de Dylan: graba un video corto con Loom mostrando a los estudiantes cómo usar Rock y compártelo en el espacio principal. Acelera el onboarding y les permite arrancar bien desde el primer día.

3. Todo ocurre en la mini-app de Tareas

Dylan y su colega añaden todas las tareas que los estudiantes tienen que completar en la mini-app de Tareas. Cada tarea lleva fecha de entrega y una descripción detallada de lo que hay que hacer.

"También agrego enlaces a videos que los estudiantes tienen que ver para entender mejor las tareas. Y divido las tareas en pasos con un Checklist, para que quede claro qué tiene que hacerse exactamente." — Dylan

Las tareas generales no tienen un asignado concreto porque son las mismas para todos los estudiantes del espacio. Todos pueden ver esas tareas en la vista de Calendario y así saber qué hay que hacer y para cuándo.

4. Tareas automáticas vía Zapier

Los estudiantes son responsables de encontrar pequeñas empresas con las que trabajar. Cuando consiguen candidatas, las dirigen a una landing page donde las empresas pueden registrarse rellenando un Google Form.

Ese Google Form está conectado a Rock vía la integración con Zapier. Cuando una empresa se registra, se crea automáticamente una tarea en el espacio principal del proyecto, dentro de una lista específica dedicada a empresas.

Todos los datos que la empresa rellenó en el formulario aparecen en la descripción de la tarea, así nada se pierde.

5. Los estudiantes toman las tareas de las empresas

Cuando se crea una tarea automática para una nueva empresa, aparece una notificación en el chat del espacio. Los estudiantes buscan las tareas de las empresas que ellos mismos consiguieron.

Usan la sección de comentarios de la tarea para reclamar sus empresas. La administradora del espacio confirma y asigna al estudiante como responsable de la tarea.

6. Los detalles de cada empresa quedan dentro de su tarea

A partir de ese momento, todo lo relacionado con una empresa concreta y con el estudiante asignado ocurre dentro de la sección de comentarios de la tarea. Si los estudiantes tienen preguntas o necesitan ayuda con un caso específico, lo discuten ahí.

May, como administradora, ayuda respondiendo preguntas, editando descripciones de tareas y añadiendo etiquetas. Todo queda estructurado y la información de cada combinación de estudiante y empresa es fácil de encontrar.

7. Las etiquetas indican el progreso de los estudiantes

Parte de la tarea de los estudiantes es invitar a sus empresas a unirse a un grupo de Facebook. Cuando los estudiantes lo completan y los dueños de las empresas se unen al grupo, lo dejan registrado en la sección de comentarios de la tarea.

La administradora revisa los comentarios y añade una etiqueta llamada "FB" para indicar que esa empresa entró al grupo de Facebook correspondiente.

Las etiquetas indican qué pasos ha completado el estudiante con cada empresa, lo que da una representación visual clara de en qué punto está cada caso. También permite filtrar las tareas según lo que ya está hecho y seguir el progreso general.

8. ¡Las tareas se terminan!

Cuando una tarea tiene todas las etiquetas correspondientes y la información clave está al día, pasa a la siguiente fase. Las distintas listas representan las distintas fases.

Cuando todo está hecho, las tareas se mueven a la lista "Hecho". Eso indica que el estudiante completó todos los pasos del proceso de ayudar a esa empresa a mejorar su presencia online.

Invitar a las empresas también a Rock

Rock lo usan equipos de desarrollo, startups y freelancers porque es flexible y muy personalizable. Actualmente unos 250 estudiantes participan en el programa y actualizan su trabajo en Rock sin problemas. Eso le ahorra a Dylan y a May mucho estrés en la gestión del programa.

Dylan menciona que también le gustaría sumar a las empresas a Rock. Si quieren seguir trabajando con su equipo después del programa, las invitarán a Rock.

"Por ahora solo gestionamos a los estudiantes en Rock. Pero más adelante también queremos usar Rock para involucrar a las empresas con las que trabajamos. La mayoría sigue usando WhatsApp o Facebook para sus comunicaciones, pero nos gustaría presentarles Rock y mostrarles lo fácil y ordenada que puede ser la comunicación y la colaboración."

Algunas empresas son reacias al cambio porque están acostumbradas a manejar sus comunicaciones en WhatsApp, Slack o Facebook Messenger. Pero a medida que crecen, eso se vuelve más complicado y caótico, y ahí es donde Rock empieza a aportar valor.

Arrancar proyectos educativos en Rock

Dylan espera que su experiencia ayude e inspire a otros proyectos educativos a ejecutarse en Rock.

"Recomiendo totalmente usar Rock con fines educativos. No necesitas un presupuesto enorme, tiene muchas funciones excelentes y un soporte al cliente de primera. Espero que quienes trabajan en educación puedan aprender de mi experiencia y adaptar mi workflow. Así no tienen que pasar por la fase caótica de prueba y error por la que pasé el año pasado." — Dylan

Si quieres montar un proyecto educativo en Rock y todavía tienes dudas, puedes contactar al equipo de Rock.