El trabajo remoto siempre ha existido; simplemente nunca fue la primera opción para la mayoría de las empresas. Para muchos, el número de horas trabajadas o la presencia física en una oficina equivalía a productividad. Sin embargo, la pandemia global ha obligado a las empresas de todo el mundo a adaptarse a un enfoque más remoto o híbrido.
El problema con la adopción forzada es que no todas las empresas estaban listas para hacer el cambio. Si bien herramientas como Slack junto con Notion, Trello y Google Drive hicieron posible el trabajo remoto, simplemente causaron demasiados cambios de contexto entre todas estas diferentes aplicaciones.
Sumado a ese problema, la gente todavía intentaba trabajar como si estuviera en una oficina: reservando reuniones y bloqueando tiempo para colaborar. El problema con estas reuniones es que, aunque son productivas, tienden a extenderse más de lo previsto.
Las personas tienden a incluir sesiones de actualización que de otro modo habrían ocurrido durante charlas informales en la oficina.
En su lugar, los equipos deberían intentar resolver las cosas a través de una combinación de métodos sincrónicos y asincrónicos.
La realidad es que, aunque el mundo está volviendo lentamente a la normalidad, el trabajo remoto y el trabajo híbrido han llegado para quedarse. Este artículo tiene como objetivo ayudar a aquellos que aún buscan mejorar la comunicación y el flujo de trabajo para maximizar la productividad y ayudar a crear un mejor ambiente laboral.
Así que aquí hay seis consejos que puedes adoptar para mejorar tus comunicaciones y aumentar la productividad:
1. asincrónico por defecto, sincrónico cuando realmente se necesita
El trabajo remoto hizo que empleados y empleadores reconsideraran cómo gestionar la vida fuera del trabajo. En la oficina, es fácil desconectar el trabajo de la vida debido a la distancia física. Desafortunadamente, en un entorno de trabajo remoto, puede ser mucho más difícil trazar la línea.
Una solución viable sería trabajar con un enfoque de “asincrónico por defecto, sincrónico cuando se necesita”. Este enfoque respeta el tiempo de las personas, dándoles la flexibilidad de establecer horarios de trabajo mientras aún atienden necesidades y deseos personales.
Los espacios en Rock te dan la flexibilidad de usar tanto métodos asincrónicos como sincrónicos de comunicación con el equipo.
Utiliza la Chat mini-app para comunicarte con colegas y clientes de manera asincrónica. Simplemente deja un mensaje, y cualquier persona que hayas invitado a unirse a ti en el espacio puede responder a tu mensaje cuando tenga la capacidad de hacerlo.
Además, las mini-apps de Topics, Notes y Tasks proporcionan funcionalidad adicional asincrónica y más documentada. Esto asegura que los proyectos avancen, incluso cuando las personas trabajan en diferentes zonas horarias o horarios.
Cuando realmente se necesita, también puedes ponerte al día de manera sincrónica reuniéndote para intercambiar ideas, discutir tareas o simplemente tener una charla informal. La Meetings mini-app está disponible en cada espacio para que puedas programar fácilmente reuniones desde cualquier espacio en Rock. La mini-app integra plataformas populares de videoconferencia como Zoom, Google Meet y Jitsi.
2. sé deliberado
Cuando trabajas de forma remota, especialmente desde casa, es fácil distraerse con cosas que tienes que hacer o con las personas que te rodean.
Para mantenerte enfocado, reserva un bloque de tiempo para ser productivo. Cuando estés en tiempo de enfoque, asegúrate de no programar reuniones ni revisar mensajes. Como resultado, reduces el cambio de contexto al lidiar con mensajes y consultas de compañeros de equipo y clientes.
Al trabajar solo, es esencial concentrarse en las tareas importantes, notas, archivos o mensajes que necesitas atender. El panel de Set Aside en Rock puede ayudarte a crear una lista dedicada de cosas que requieren tu atención para el día. También se puede usar para mantener algo a la mano para que no tengas que buscar en todos los espacios.
Cuando se trata de reuniones, una de las mejores prácticas que puedes hacer para ser más deliberado al organizarlas es asegurarte de tener agendas preparadas justo antes. Esto facilita que las personas usen su buen juicio para determinar si realmente necesitan estar en la reunión porque ya conocen los temas a discutir. Además, esto permite que las personas involucradas en la reunión se preparen con anticipación.
Siéntete libre de usar las Meetings de Rock para programar reuniones en Spaces directamente. Además, no olvides utilizar las mini-apps de Topics para establecer o discutir agendas antes de la reunión. Luego, puedes combinarlo con Notes para anotar los minutos esenciales durante la reunión.
3. documentación, documentación, documentación
Como organización remota, no puedes acercarte al cubículo o escritorio de un colega para hacer preguntas elaboradas sobre una tarea o un proyecto. Por eso, una organización remota debe mantener una documentación detallada sobre las cosas para prevenir cuellos de botella y retrasos en los proyectos.
El ecosistema multifuncional de Rock permite una documentación robusta y toma de notas dentro de tareas o proyectos. Por ejemplo, puedes convertir rápidamente cualquier conversación en el chat en un tema o una nota. También puedes agregar mensajes a un tema o notas de tareas. Esto permite mejores discusiones, ya que las discusiones relevantes se agrupan según su tema.
Los Topics son mejor utilizados para consolidar discusiones en profundidad del equipo sobre un tema o asunto específico. También puedes mencionar cualquier tarea, nota y otros temas relevantes al tema. Esto facilita el seguimiento de todo en un solo lugar. Los Topics también ayudan a reducir el ruido, ya que no son tan pesados en notificaciones como el chat y solo involucran a los seguidores del tema.
Las Notes están disponibles para mantener notas importantes, hallazgos y más información sobre el tema en un solo lugar. También cuenta con su sistema de comentarios para facilitar que colegas o miembros del equipo den retroalimentación sobre la información proporcionada.
Es más fácil para los gerentes de proyecto y clientes crear tareas completas y bien informadas utilizando la Tasks mini-app de Rock. Al igual que en la Topics mini-app, también puedes mencionar otras tareas, temas y notas relevantes para crear un mejor contexto para quienes están asignados o siguen la tarea. Además, puedes agregar archivos en la nube desde Google Drive, Figma y más a través de la Files mini-app o subirlo directamente desde tu computadora.
4. no tengas miedo de expresarte o hacer preguntas
Debido a que el trabajo remoto no permite típicamente la charla habitual que ocurre en un entorno de oficina físico, está bien ser un poco más ruidoso al chatear. No tengas miedo de expresarte cuando tengas algo que decir sobre un tema y no temas hacer preguntas si algo no está claro.
Crea espacios grupales o espacios 1:1 con los colegas con los que necesitas hablar. Los espacios grupales te permiten agregar colegas, clientes, freelancers y otros interesados externos del proyecto para que puedas discutir libremente cualquier cosa. Si prefieres preguntar a alguien directamente, siéntete libre de abrir un espacio 1:1 con ellos y discutir las cosas.
Algunos consejos de mantenimiento de espacios a recordar serían:
- Mantén las discusiones relevantes a los espacios en los que estás hablando para no confundir a todos.
- Abre temas si deseas discutir cosas en profundidad o cuando una conversación solo es relevante para unos pocos en el espacio.
- Establece tareas y asígnalas a las personas relevantes si se han hecho planes de acción.
- Menciona a las personas si necesitan ser notificadas sobre desarrollos o actualizaciones en el proyecto. También puedes mencionar tareas, notas, archivos y temas en cualquier lugar para reducir los costos de búsqueda.
Todos los que se registren en Rock se añaden a un espacio de All-Hands si estás en un dominio corporativo. El espacio de All-Hands facilita la creación de anuncios a nivel de empresa sin preocuparte si alguien se los perdió.
5. selecciona tus notificaciones
Las notificaciones son esenciales porque aseguran que los asignados, seguidores y personas mencionadas estén al tanto de los desarrollos en las tareas o proyectos.
Rock tiene un robusto sistema de notificaciones que te informa sobre cualquier actualización o comentario en cualquier tarea, tema o nota de la que formes parte. Además, la función de @mención permite que cualquiera mencione o etiquete a una persona, tema, nota o tarea relacionada con el proyecto.
Asegúrate de permitir que Rock envíe notificaciones a tu dispositivo, ya sea de escritorio o móvil. De esa manera, puedes recibir notificaciones en caso de que surja algo importante que necesite tu atención.
Al hacer clic en tu foto de perfil en la esquina superior izquierda de la aplicación (tanto en escritorio como en web), podrás establecer tus opciones de notificación preferidas para alertas de dispositivos y alertas por correo electrónico. Además, también puedes echar un vistazo al panel de actividad, que es el ícono de campana en el lado izquierdo de la aplicación.
Cuando se trata de notificaciones en la aplicación, puedes seguir las marcas azules para ver nuevas actividades dentro de los espacios y mini-apps. Esto te ayudará a mantenerte al tanto de los desarrollos en los espacios y mini-apps.
6. usa las herramientas adecuadas
Las herramientas que usas en el trabajo establecen la base para el trabajo, la cultura y la comunicación que tendrá tu equipo. Pueden ayudar a facilitar o romper la forma en que fluye el trabajo entre tú y tus colegas. Por lo tanto, debes tener las tecnologías adecuadas para asegurar que permitan a tu equipo maximizar la productividad y la comunicación.
La aplicación de mensajería adecuada permitirá que tú y tu equipo se comuniquen entre sí a pesar de la diferencia horaria y la falta de interacción física. Consigue una aplicación que te permita segmentar mensajes en diferentes espacios o temas para que todos puedan seguir y contribuir sin perderse en toda la charla.
Asegúrate de encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para que tu equipo pueda colaborar y trabajar en proyectos sin problemas. Herramientas como Rock permiten a las personas trabajar de manera independiente mientras aún pueden discutir las cosas cuando sea necesario. Además, una buena herramienta de gestión de proyectos permitirá a los gerentes de proyecto y propietarios de tareas agregar tanta información como sea posible para dar un buen contexto a los asignados.
Rock es una herramienta todo en uno que combina mensajería, gestión de proyectos y más en una sola interfaz. Permite a tu equipo trabajar de manera asincrónica para enfocarse en las cosas que más importan: hacer un buen trabajo y poder hacer tiempo para cosas fuera del trabajo. Pruébalo gratis ahora y observa la diferencia que hará en la comunicación y el trabajo de tu equipo.
