La gestión de proyectos es esencial en cualquier negocio exitoso, ya sea remoto, presencial o híbrido. Ayuda a asegurar que los equipos y organizaciones estén en camino hacia los entregables y proyectos. Una adecuada gestión de proyectos implica documentación, planificación, seguimiento y comunicación para entregar el trabajo con éxito dentro de las limitaciones de tiempo, alcance y presupuesto.
También es vital emplear herramientas de trabajo remoto para tener éxito en la gestión de proyectos. Después de todo, no se trata solo de delegar tareas; también se trata de asegurarte de que puedes ver adecuadamente cada tarea hasta su finalización para hacer de cada proyecto un éxito.
Este blog te guiará sobre cómo puedes aprovechar Rock y sus robustas características para llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel.
Cómo mejorar la gestión de proyectos con Rock
Utiliza las ricas características de Rock en los diferentes aspectos de la gestión de proyectos para mejorar tus flujos de trabajo, optimizar procesos y aumentar la productividad de tu equipo.
Trabaja de manera más inteligente usando una aplicación central para las comunicaciones y proyectos de tu empresa. Menos tiempo gastado cambiando entre aplicaciones significa menos cambio cognitivo y de contexto para las personas, para que puedan concentrarse en hacer un trabajo óptimo.
Planifica y ejecuta tus proyectos en un solo lugar
Cada espacio dentro de Rock es un entorno de gestión de proyectos y mensajería autónomo. Todo lo que necesitas para llevar los proyectos a su finalización - desde la planificación hasta la implementación - está en un solo lugar. Dado que cada proyecto es diferente y tiene su propio conjunto de tareas, temas y partes interesadas, puedes crear fácilmente tantos espacios como necesites.
La Chat mini-app es tu lugar central para mensajear sobre cualquier cosa relevante. Luego puedes usar la función Tap to Organize para convertir mensajes en una tarea, nota o tema si la discusión se vuelve demasiado detallada o extensa. Organizar adecuadamente las conversaciones es esencial para asegurar que las partes interesadas puedan rastrear fácilmente todo lo relacionado con el proyecto.
A medida que continúas hablando más sobre las cosas en profundidad, esto puede convertirse en una tarea adicional para el equipo. La Tasks mini-app te ayudará a establecer tareas para tus equipos y espacios. Cada tarea viene con sus campos para fechas límite, listas, etiquetas, asignados y seguidores, lo que facilita tanto a los propietarios del proyecto como a las partes interesadas hacer un seguimiento del estado de la tarea.
También puedes comentar directamente en las tareas para dar retroalimentación más directa y accionable sobre la tarea misma sin salir del contexto. Incluso puedes mover conversaciones del chat a la sección de comentarios de tareas, notas o temas para que estén mejor ubicadas.
Mejor comunicación en proyectos
Estrategias de comunicación efectivas son la clave para cualquier proyecto exitoso. Si eres un equipo remoto y distribuido, será imposible que te reúnas en una oficina y hables sobre el trabajo. Recuerda que la comunicación del proyecto no se trata solo de charlas, sino también de actualizaciones de estado adecuadas sobre tus tareas y proyectos en curso.
Puedes usar espacios para separar equipos, departamentos o proyectos. Cada espacio tiene su propio conjunto de mini-apps para ayudar a organizar proyectos y entregables. Una variedad de mini-apps en un solo lugar junto con integraciones con herramientas populares de almacenamiento en la nube y videoconferencia facilita la configuración de proyectos.
Tienes la opción de crear espacios 1:1 o espacios grupales dependiendo del tipo de conversaciones que necesites. Los espacios 1:1 son muy similares a los mensajes directos, pero con un conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos.
Puedes usar los espacios 1:1 para mantener comunicaciones entre tú y otro miembro del equipo que no necesariamente necesitan ir a un espacio grupal. Sin embargo, como se menciona en el título, es mejor para conversaciones o colaboraciones 1:1 con colegas, como hablar sobre proyectos compartidos específicos, revisiones/comentarios de desempeño específicos, o ponerte al día sobre asuntos no laborales.
Por otro lado, puedes invitar a equipos e incluso a partes interesadas externas a espacios grupales y tener comunicaciones compartidas y una visión general del proyecto que estás ejecutando en la página.
Cada espacio 1:1 y grupal viene equipado con una @mención de cualquier cosa. Esta función útil te permite hacer referencia cruzada a notas, temas, tareas en mensajes, comentarios o descripciones de tareas/notas/temas. @Mencionar asegura que puedes referenciar directamente a una persona, pero también reduce el tiempo de búsqueda de tareas, notas o temas en cualquier lugar al vincularlos directamente al texto.
Cada espacio también da acceso a la Meetings mini-app, que te permite iniciar reuniones con aplicaciones de videoconferencia como Zoom, Google Meet y Jitsi. También puedes compartir videos asincrónicos con Loom. Cuando esté completamente integrado, podrás iniciar reuniones directamente desde tus espacios, y los miembros de esos espacios pueden unirse rápidamente a discusiones sincrónicas cuando sea necesario.
Cómo gestionar plazos y entregables
La gestión de proyectos también se trata de asegurarte de que tu equipo pueda gestionar adecuadamente su carga de trabajo para entregar resultados de calidad a tiempo. Por lo tanto, es importante asegurarte de que tu equipo y las partes interesadas del proyecto puedan ver fácilmente el estado de las tareas para gestionar expectativas y establecer prioridades.
Afortunadamente, las características de gestión de tareas de Rock facilitan que verifiques los entregables a través de asignados, estados, listas, seguidores y fechas de inicio o vencimiento.
El trabajo en equipo hace que el sueño funcione
Es esencial tener una visión macro para seguir viendo el panorama general que todos están trabajando arduamente para lograr. Hay características en Rock que te permiten hacer un seguimiento del progreso general del proyecto.
Aprovecha la gestión de tareas en cada espacio para que puedas hacer un seguimiento fácilmente de las diferentes actividades dentro de un proyecto. Cada tablero de tareas tiene su propio conjunto de listas que te permiten mover tareas dependiendo de la etapa en tu flujo de trabajo definido. Además, las listas te permitirán rápidamente clasificar el estado de las tareas para ver cuáles están avanzando.
Lo genial de las listas es que puedes editar cómo está organizada tu Tasks mini-app dependiendo de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes cambiar los nombres de las listas, eliminar listas que no necesitas, cambiar los colores de las listas individuales, e incluso cambiar el estado de las tareas dentro de una lista con una marca de verificación (es decir, puedes configurar una lista de tal manera que si una tarea se mueve a esa lista, entonces la tarea se marca como completa).
El plan Unlimited permite a los equipos planificar proyectos en sprints, lo que permite un mejor enfoque y una delegación de proyectos y tareas más manejable. Los sprints funcionan bien para todo tipo de proyectos, ya que te permiten dividir tareas a largo plazo en partes más pequeñas y manejables.
Consejo del plan Unlimited: Combina sprints con la función de tareas recurrentes para una gestión más fácil de tareas recurrentes para cada nuevo sprint.
Yo, mí, me
Por supuesto, el éxito colectivo del equipo está fuertemente influenciado por los esfuerzos individuales de cada miembro del equipo. Así que es crucial que todos también tengan su propia gestión de tareas organizada. Si bien es esencial ver el panorama general, puede volverse abrumador y paralizante si no lo divides en pequeños pasos. Aquí es donde las herramientas de gestión de proyectos de Rock pueden apoyar a los miembros individuales del equipo para gestionar sus tareas y completar el trabajo a tiempo.
El panel de My Tasks es una vista que te permite ver todas las tareas a las que estás asignado, que has creado o que estás siguiendo. Además, puedes optar por aplicar filtros a todas tus tareas para que puedas priorizar tareas de mayor importancia o aquellas que están a punto de alcanzar su fecha límite.
Otra característica útil para la gestión personal de tareas es el panel de Set Aside. Esta herramienta ingeniosa te permite reservar temas, tareas, notas, archivos (en la nube) o mensajes que deseas revisar o mantener a la mano durante el día. Hay muchas partes móviles en cualquier proyecto, y esta función facilita que reserves aquellas que necesitan tu atención especial.
Haz seguimiento de la documentación
La documentación es esencial para equipos remotos y asincrónicos, especialmente ya que no se espera que las personas te respondan en segundos. Por lo tanto, tener la documentación adecuada y asegurarte de que los archivos sean fácilmente accesibles es crítico para garantizar que no seas un cuello de botella, especialmente cuando puede llevar horas recibir retroalimentación o respuestas.
La Files mini-app de Rock te permite tener archivos y carpetas organizados y fácilmente accesibles para cualquier persona en un espacio. Puedes integrar servicios como Google Drive, Dropbox, Figma, Creative Cloud, Onedrive y Smartsheet a Rock. Después de agregar una carpeta en la nube a un espacio, se volverá accesible para los diferentes miembros. De esta manera, puedes finalmente poner fin al intercambio interminable de enlaces y la búsqueda de documentos.
Los archivos y carpetas en la nube pueden adjuntarse directamente a cualquier tarea, nota o tema relevante. De esta manera, puedes proporcionar fácil acceso y contexto descriptivo a los miembros del equipo y partes interesadas.
Además de la Files mini-app incorporada, también puedes documentar detalles relevantes del proyecto o trabajo en la Notes mini-app. Además, las notas tienen varias características que te permiten proporcionar más detalles a tu documentación.
- El editor de texto enriquecido te permite mantener tus notas formateadas y ordenadas.
- La capacidad de adjuntar archivos en la nube facilita agregar archivos y documentos relevantes.
- Los comentarios te permiten conversar con colegas más en profundidad sobre la nota en ese mismo momento.
Es una excelente manera de mantener la información en un solo lugar mientras aseguras que estás habilitando discusiones significativas sobre el tema. Recuerda que es mucho mejor compartir en exceso en configuraciones de trabajo asincrónicas que dejar a las personas en la oscuridad.
Organiza tus espacios
Una vez que comiences a trabajar con Rock, puedes imaginar que los espacios de los que formas parte se acumularán. Por lo tanto, debes aprender a organizar tus espacios para asegurarte de no perder cosas importantes y mantener tus espacios lo más libres de desorden posible. Aquí hay algunas mejores prácticas que te ayudarán a mantener tus espacios organizados:
- Fija espacios importantes: Esto te permite colocar los espacios que usas con frecuencia en la parte superior de la lista de espacios.
- Archiva espacios no utilizados: En este momento, Rock no permite a los usuarios eliminar espacios, así que si deseas mantener tu lista limpia, archiva espacios no utilizados o inactivos.
- Silencia espacios: Puedes optar por silenciar espacios de los que no deseas recibir notificaciones, asegurando que aún puedas acceder fácilmente a ellos, mientras no recibes notificaciones.
- Organiza con carpetas: Usa la función Agregar a Carpeta para agrupar espacios y cambiar fácilmente de un grupo a otro dependiendo del contexto de tus tareas.
Mantener los espacios organizados es la base para maximizar tu experiencia en Rock, ya que asegura que puedas estar al tanto de todo lo que está sucediendo.
Monitorea el presupuesto del proyecto
Rock hace que todo lo que necesitas para ejecutar y gestionar un proyecto sea fácilmente accesible al ponerlo en un solo lugar. Esta fuente central de verdad facilita que los gerentes de proyecto y otros interesados de alto nivel hagan un seguimiento del progreso del proyecto. Además, el seguimiento y la visibilidad mejorados del proyecto facilitan hacer cualquier ajuste necesario al alcance y al presupuesto.
Hablando de presupuesto, también puedes asegurarte de que la gestión de proyectos y la comunicación no rompan el banco ni agoten tus recursos. Rock tiene dos esquemas de precios disponibles que puedes usar dependiendo de las necesidades de tu negocio: FREE y Unlimited.
El plan Free te permite probar la mayoría de nuestras características y funciones sin pagar nada. Puedes crear ilimitados espacios 1:1 y hasta 3 espacios grupales, invitar hasta 5 miembros a tus espacios grupales y disfrutar de todas las mini-apps (Notes, Tasks, Files, Topics y Meetings) e integraciones que vienen con cada espacio. ¡Así que ya puedes comenzar a rockear tu gestión de proyectos sin pagar un centavo!
Si buscas algo con más flexibilidad en la gestión de miembros y tareas, entonces el plan Unlimited es para ti. Este plan te permite usar Rock sin límites:
- Cantidad ilimitada de espacios grupales y miembros ilimitados por espacio
- Número ilimitado de tareas en todos tus espacios
- Número ilimitado de espacios PRO con características avanzadas e integraciones
- Panel de gestión, Time tracker y formas fáciles de gestionar a tu equipo en Rock
Resumen: ¿qué es Rock?
Rock es una aplicación de mensajería todo en uno que combina sin problemas archivos, notas, tareas, etc. El trabajo asincrónico por defecto, sincrónico cuando es necesario; Rock te permite concentrarte en las cosas esenciales y menos en la charla innecesaria.
Demasiado cambio de contexto entre herramientas de trabajo remoto puede ser perjudicial para la productividad, por lo que combinar algunos de los aspectos más críticos de la gestión de proyectos, como la comunicación, la gestión de plazos, la planificación del alcance y la implementación en un solo lugar es crucial.
Con Rock, se trata de empoderar a los equipos para que presenten su mejor trabajo al permitir que las personas se concentren en la señal y no en el ruido. Usa Rock para maximizar tu productividad y tener más tiempo para conectarte de manera significativa con familiares, amigos y colegas.
Es hora de comenzar a trabajar de manera más inteligente.
