No importa si eres un solopreneur haciendo el trabajo de 3 personas o un CEO dirigiendo una agencia de más de 100 personas. La colaboración es inevitable, ya sea para coordinar briefs de proyectos, encontrar proveedores o discutir detalles de campañas. En este artículo, tendrás una idea de cómo mejorar la comunicación entre equipos, estrategias de comunicación y colaboración usando Rock.
Deja los correos y comunica en Rock
Con los modelos de trabajo tradicionales de múltiples aplicaciones/servicios, trabajar entre equipos significaba tener largas cadenas de correos con socios y colaboradores, además de enviarse mensajes en plataformas de mensajería instantánea y comentar tareas en herramientas de gestión de proyectos.
Con Rock, puedes mantener todo organizado en un solo lugar. Desde mensajería hasta gestión de proyectos y toma de notas, un tablero de tareas y archivos - Rock hace posible poner todo en un solo lugar.
Una de las cosas que estarán al frente una vez que ingreses a la aplicación y veas tus espacios es la Chat mini-app. Con el chat, puedes enviar mensajes y encuestas para alinearte rápidamente en tareas y proyectos sin tener que volver a las cadenas de correos o sentarte en reuniones que no necesitan suceder.
También puedes usar el Topics mini-app, que permite a los usuarios clasificar discusiones más exhaustivas en un bloque de discusión dedicado. Esto asegura que los miembros del equipo que no han podido participar en las discusiones puedan ponerse al día fácilmente sobre lo que se perdieron. Después de todo, cuando trabajas de forma remota y asincrónica, es comprensible que no todos puedan estar en línea simultáneamente.
Puedes @mencionar a los miembros del grupo que deseas que sean notificados en un hilo específico para mejorar la comunicación y la visibilidad. La función @mencionar facilita captar la atención de las personas y avanzar en conversaciones, temas o tareas específicas, asegurando que no se pierdan detalles importantes.
Aparte de todas las funciones de chat y comunicación por texto que Rock ofrece, la Meetings mini-app permite integrar varias aplicaciones de reuniones y video en tu cuenta de Rock.
Cuando el trabajo asincrónico no está funcionando, tienes la opción de integrar Zoom, Google Meet o Jitsi para videoconferencias sincrónicas. También está disponible el soporte para Loom para mensajes de video o grabaciones de pantalla para ayudar con discusiones donde simplemente chatear no es suficiente.
Gestiona proyectos fácilmente
Debes poder gestionar correctamente las tareas si quieres tener una colaboración exitosa entre equipos. Después de todo, ¿cómo podrás trabajar juntos si no puedes delegar tareas adecuadamente? Por eso Rock facilita a los equipos el seguimiento de tareas y la referencia cruzada de información para todos en el grupo.
Puedes usar la Tasks mini-app para hacer un seguimiento de todo lo que necesita hacerse en un proyecto. La gestión de tareas en Rock puede integrarse con todos los mini-apps y integraciones dentro de Rock. Así que al mirar una tarea específica para un proyecto, puedes referenciar temas existentes topics, notas y otras tareas relacionadas.
Recuerda que, dado que Rock te permite crear espacios ilimitados y agregar un número ilimitado de personas en espacios grupales, puedes colaborar con todo tipo de interesados en proyectos, tanto dentro de tu equipo como con proveedores externos. Simplemente crea espacios de trabajo dedicados para proyectos específicos o equipos específicos y cada espacio tendrá su propia suite de gestión de proyectos para una mejor colaboración.
Para una gestión de proyectos más personal, puedes usar My Tasks para ver las tareas que has creado, que estás siguiendo o que te han asignado en los espacios. Esta es una función útil cuando estás gestionando muchos plazos y tareas en múltiples clientes o proyectos.
Para facilitar la revisión de todo, puedes usar filtros para clasificar tareas según espacios, fechas de vencimiento, asignados, prioridades, etc. My Tasks te permitirá mantenerte al tanto de todo lo que tienes que hacer sin tener que revisar las tareas de cada espacio.
Al mismo tiempo, tus compañeros de equipo y partes interesadas externas podrán apreciar el hecho de que puedes mantenerte al tanto de las cosas sin necesidad de recordatorios constantes.
Discute en el lugar correcto
Trabajar entre equipos u organizaciones significa que no todos pueden estar en línea simultáneamente. Por lo tanto, es vital asegurarte de discutir problemas y actualizaciones en los espacios apropiados para que cualquiera pueda intervenir sin perder el contexto o necesitar buscar en hilos.
Aquí hay algunos consejos del equipo de Rock para asegurar que tus equipos practiquen un adecuado intercambio de conocimientos y documentación. Después de todo, trabajar entre equipos y organizaciones significa que necesitarás asegurar una adecuada transferencia de conocimientos para mantener las cosas en movimiento a pesar de la falta de reuniones físicas.
- Mantén discusiones apropiadas en espacios relevantes para reducir el ruido mientras permites que otros recuperen comunicaciones pasadas.
- Cuando las discusiones se vuelven demasiado profundas en el chat, muévete a topics para mantener todo en un solo lugar.
- Mantén detalles esenciales en notas, también puedes adjuntar documentos importantes o archivos en la nube a las notas para mantener la documentación fácilmente accesible.
- Usa la sección de comentarios en tareas, topics y notas para mantener las cosas dentro de esas discusiones, asegurando que las personas que necesitan encontrar información puedan hacerlo fácilmente.
- No olvides @mencionar espacios, tareas, notas, archivos o topics para que los usuarios puedan verificar o referenciar información fácilmente sin tener que buscar.
Mantén la documentación robusta
Trabajar en un entorno remoto o entre organizaciones significa que las personas no pueden simplemente acercarse a alguien para preguntar sobre cosas, generalmente hay barreras geográficas o logísticas que lo impiden. Además, si trabajas en un entorno asincrónico, no puedes simplemente enviar un mensaje a las personas y esperar que te respondan de inmediato. La falta de proximidad significa que siempre habrá un retraso en las respuestas.
Una cosa que puede ayudar a reducir la necesidad de un ida y vuelta entre tú y cualquier otro interesado es asegurarte de que cualquier documentación de proyecto o tarea sea exhaustiva y esté actualizada. La documentación permitirá que las personas avancen sin contactar a otros miembros del equipo para obtener una respuesta, ya que todo ya está allí.
Dentro de Rock, el Notes mini-app asegura que cualquier información necesaria sea capturada y vista por cualquiera que la necesite. Las notas te permiten mencionar fácilmente una tarea, un topic, un espacio, un archivo adjunto u otra nota para asegurar instrucciones y detalles claros para todos los que lo necesiten. Cualquier nota añadida a un espacio es accesible para los miembros del espacio, así que usa esta función a menudo y úsala bien.
📝 Consejo del equipo de Rock: La sección My Notes muestra todas las notas que has creado y todas las notas en los espacios en los que estás. Asegúrate de usar esta función para hacer un seguimiento de la información en los espacios.
Además de las notas, asegúrate de aprovechar el Files mini-app para integrar sin problemas archivos en la nube a tus elementos como notas o tareas. Los archivos te permitirán integrar cuentas de servicios como Creative Cloud, Figma, Dropbox, Google Drive, Notion y más. Esto permite un mejor intercambio de información, reduciendo barreras y posibles conflictos de información con colaboradores.
¡Empieza a rockear!
Si no estás seguro por dónde empezar, los cuatro consejos anteriores deberían ser un buen comienzo para ayudarte a ti y a tu equipo a colaborar mejor y fomentar un ambiente de trabajo productivo a pesar de la falta de contacto o comunicación física.
Después de todo, Rock permite que los equipos trabajen mejor juntos a pesar de las diferencias en geografía y zonas horarias.
