OneDrive es un proveedor de servicios de almacenamiento en la nube crucial, así que nos hemos asegurado de que puedas integrarlo a Rock, permitiéndote a ti y a tu equipo acceder fácilmente al contenido de OneDrive mientras colaboran y trabajan.
Cómo agregar OneDrive a Rock
La integración de OneDrive facilita el acceso a archivos en tus espacios porque solo necesitarás conectar el servicio una vez para poder vincular documentos en cualquier espacio del que seas parte (¡y tengas permiso para vincular documentos!). Para comenzar a trabajar con OneDrive en Rock, sigue los pasos a continuación:
1. Haz clic en la Files mini-app
2. Luego selecciona OneDrive de las opciones de integración
3. Cuando hagas clic en OneDrive, se abrirá una nueva pestaña o ventana emergente, pidiéndote que inicies sesión en tu cuenta de OneDrive. Si ya has iniciado sesión en OneDrive, salta al siguiente punto.
4. Se te pedirá que le des permiso a Rock para acceder a tu cuenta de OneDrive. Selecciona 'Sí'
A continuación, serás redirigido al espacio donde inicialmente configuraste la integración. Aparecerá una ventana que enumerará todas las carpetas en tu OneDrive. Elige qué carpetas deseas ver en tus archivos de Rock. Si seleccionas una carpeta, todas las subcarpetas y archivos estarán disponibles en la Files mini-app de Rock. Ten en cuenta que vincular archivos individuales de OneDrive a Rock no es posible por el momento.
Agregar carpetas de OneDrive a espacios
Una vez que hayas integrado OneDrive a Rock con éxito, podrás acceder a tus carpetas y archivos vinculados en la Files mini-app de cualquier espacio. Sin embargo, no podrás conectar archivos individuales dentro de una carpeta en Rock. Los archivos deben estar colocados en una carpeta principal antes de que puedan ser vinculados.
📝 Nota: Los usuarios no podrán acceder a las carpetas y archivos en los espacios a los que los has subido a menos que tengan permiso en OneDrive. También necesitas asegurarte de que los usuarios sean parte del espacio al que necesitan acceder a los archivos. Incluso si un usuario tiene todos los permisos necesarios en el drive, no podrá acceder a los archivos dentro de Rock si no es parte del espacio. Para volver al panel de la Files mini-app o a una carpeta anterior, presiona el < Carpeta en la esquina superior izquierda del panel.
Una vez que hayas vinculado con éxito un servicio de almacenamiento en la nube y hayas agregado archivos y carpetas a la Files mini-app en un Espacio, puedes usar el botón azul + en la esquina inferior derecha de la vista de Archivos para agregar más servicios de drive.
Botones de Hover de archivos
Al pasar el cursor sobre un archivo de OneDrive, algunas opciones estarán disponibles. Presiona el botón de la derecha si deseas abrir un archivo o carpeta de OneDrive en una nueva pestaña.
El segundo botón es el Set Aside, que te permite reservar una carpeta o un archivo específico.
Al pasar el cursor sobre una carpeta, aparecerá una tercera opción. Hacer clic en esta opción te permitirá desvincular la carpeta que inicialmente vinculaste a Rock. Desafortunadamente, no puedes desvincular subcarpetas o archivos dentro de la carpeta vinculada originalmente. Esto significa que solo puedes desvincular la carpeta principal que agregaste al espacio.
Usar tus archivos de OneDrive en tus espacios de Rock
Una vez que puedas agregar tus archivos a Rock, puedes fácilmente añadir estos archivos basados en la nube como adjuntos a tus tareas y notas.
📝 Nota: Puedes autorizar servicios en la nube a través de esta función si aún no tienes nada autorizado. Necesitarás hacer clic en la opción “Link Cloud Storage” para vincular una carpeta o archivo a una tarea o nota específica.
📝 Nota: Vincular archivos o carpetas a tareas no funciona al ingresar tareas en vista de tablero… por ahora.
Eliminar la integración de un espacio
Puedes desconectar la integración de OneDrive yendo a la configuración de usuario > Aplicaciones Autorizadas > presiona Desconectar.
Una vez que elimines la integración de tu cuenta, las páginas y bases de datos conectadas no estarán accesibles en los espacios vinculados, pero seguirán existiendo en la Files mini-app. Puedes reautorizar el acceso después de desconectar OneDrive en un archivo o carpeta previamente vinculada. Cuando reintegres OneDrive, todos los archivos y carpetas en tus diferentes espacios estarán disponibles nuevamente. Si deseas que las carpetas y archivos no sean visibles una vez que elimines la integración, tendrás que desvincular manualmente las carpetas de tus espacios. Puedes hacer esto tanto antes como después de desautorizar OneDrive.
Preguntas frecuentes sobre OneDrive
¿Qué pasa con las carpetas en la Files mini-app cuando alguien se va/es eliminado de un espacio?
Cuando sales o eres eliminado de un espacio, tus carpetas se desconectarán automáticamente de la Files mini-app. Si vuelves a entrar al espacio, deberás agregar manualmente las carpetas.
¿Qué pasaría con mis carpetas y archivos si eliminara mi cuenta?
Cuando sales de un espacio, todas las carpetas que vinculaste en ese espacio se desvincularán. Todos los archivos (adjuntos) subidos a ese espacio seguirán siendo accesibles para otros miembros del espacio. Los archivos y carpetas se borran completamente si todos los miembros abandonan el espacio.
¿Qué pasa con las carpetas y archivos de cuentas suspendidas?
Las carpetas de cuentas suspendidas seguirán estando disponibles para acceso en el espacio a menos que sean eliminadas o removidas de los espacios donde existen los archivos.
¿Qué pasa si muevo mi carpeta a una ubicación diferente en OneDrive? ¿Tendré que agregarla nuevamente?
La carpeta seguirá siendo accesible en un espacio, pero los permisos de usuario podrían cambiar. Algunos usuarios podrían ganar o perder acceso dependiendo de los cambios en la carpeta o los permisos disponibles en el nuevo destino.
¿Qué pasa con las carpetas en un espacio si son eliminadas de OneDrive?
Parecerá que no podemos encontrar la carpeta, y nadie podrá acceder a la información. Las carpetas y archivos que son contenidos desaparecerán al reabrirse. Puedes desvincular la carpeta eliminada para quitarla de tu Files mini-app.
¿Puedo darle a un usuario permiso para acceder a una carpeta desde Rock?
No, necesitarás otorgar permisos de acceso al usuario a través de OneDrive.
¿Puede el equipo de Rock ver lo que hay dentro de las carpetas que conecto a mis espacios?
No, la integración agrega la información a tu espacio. No podemos ver qué documentos tienes en tu carpeta. Además, si los usuarios en el espacio no tienen permisos, tampoco podrán acceder a la información.
¿Hay un límite de carga para mis carpetas en OneDrive?
Tus archivos y carpetas vinculados no ocupan espacio en tu cuenta de Rock, así que verifica tus límites de almacenamiento en OneDrive.
¿Qué pasa con las carpetas y archivos si todos abandonan un espacio grupal?
Tan pronto como todos los miembros abandonen el espacio, toda la información de almacenamiento de archivos y las integraciones serán eliminadas.
