Aquí en Rock, buscamos hacer el trabajo más accesible y productivo para los equipos en todos los ámbitos. A través de la integración de Rock con Smartsheet, puedes acceder fácilmente a procesos e información relacionada con proyectos que te permitirán colaborar mejor.

¿Cómo agregar Smartsheet a Rock?

La integración de Smartsheet en la Files mini-app es genial porque solo necesitarás integrar el servicio una vez, y podrás vincular hojas en cualquier espacio del que seas parte y tengas derechos para editar tareas, notas y temas.

Aquí están los pasos para integrar Smartsheet a Rock:

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‍Paso 1: Haz clic en la Files mini-app en la ventana principal del espacio.

Paso 2: Haz clic en Smartsheet en la selección de almacenamiento.

Se abrirá una nueva pestaña o ventana emergente pidiéndote que inicies sesión en tu cuenta de Smartsheet si no has iniciado sesión.

Paso 3: Se te pedirá que permitas que Rock acceda a tu cuenta de Smartsheet. Si cancelas, el proceso de integración se abortará y no podrás vincular tus hojas a Rock.

Si permites que Rock acceda a tu cuenta de Smartsheet, la integración será exitosa y serás redirigido al espacio donde configuraste inicialmente la integración.

Una ventana que lista todos tus Workspaces de Smartsheet te permitirá elegir cuáles Workspaces deseas vincular a Rock. Los Workspaces son el equivalente a "carpetas" en Smartsheet.

¿Agregar hojas de Smartsheet a espacios?️

Una vez que hayas terminado la integración de Smartsheet en Rock, puedes agregar tus Workspaces en la Files mini-app de un espacio. No podrás agregar hojas individuales a Rock, así que asegúrate de que todas las hojas que deseas agregar estén anidadas bajo un Workspace de Smartsheet.

Cuando vincules un workspace a Rock, todas las hojas en ese workspace serán accesibles desde la Files mini-app en tu espacio. Haz clic en el nombre del Workspace para ver y acceder a las hojas que puedes vincular.‍

📝 Nota:Recuerda que Rock solo mostrará hojas (cuadrícula, lista de tareas, proyectos, tarjetas, etc.) pero no informes y dashboards en el workspace.

📝 Nota:Los usuarios no podrán acceder a las hojas en los espacios en los que las hayas subido a menos que tengan permiso en Smartsheet. También necesitas asegurarte de que los usuarios sean parte del espacio al que necesitan acceso a los archivos. Incluso si un usuario tiene todos los permisos necesarios de unidad, no podrá acceder a los archivos dentro de Rock si no es parte del espacio.

‍Para regresar al panel de la Files mini-app o a una carpeta anterior, presiona el < Carpeta en la esquina superior izquierda del panel.

Dado que ya has integrado exitosamente un servicio de almacenamiento en la nube y has agregado carpetas a la Files mini-app, puedes usar el botón azul + en la esquina inferior derecha de la vista de archivos para agregar más servicios de unidad.

¿Botones de Hover en Archivos?️

Si deseas abrir un workspace o hoja de Smartsheet en una nueva pestaña, puedes presionar este botón para abrir la base de datos o hoja en Smartsheet.

El segundo botón es el botón Set Aside, que te permite apartar una carpeta o un archivo específico.

La hoja o workspace aparecerá en el panel de apartado.

El tercer botón es el botón de fijar. Presionar este botón agrega el workspace o la hoja al Pinboard de tu espacio.

Hacer clic en el botón del Pinboard abrirá el Pinboard, donde verás tu workspace o hoja fijada.

El cuarto botón es el botón de desvincular, que te permite desvincular el workspace que inicialmente vinculaste a Rock. No puedes desvincular las hojas individuales dentro del workspace vinculado.

¿Usando tus hojas de Smartsheet en tus espacios de Rock?

Dado que has integrado tus workspaces y hojas de Smartsheet en Rock, puedes agregar fácilmente estos archivos basados en la nube como adjuntos a tus tareas y notas haciendo clic en "Agregar Adjunto" y luego en "Link Cloud Storage". Por cierto, también puedes autorizar servicios en la nube a través de esta función si aún no tienes nada autorizado.

📝 Nota: Vincular archivos o carpetas a tareas no funciona al ingresar tareas en vista de tablero… por ahora.

¿Eliminar documentos o la integración de un espacio? ✂️

Eliminar workspaces o hojas

Puedes eliminar workspaces subidos a un espacio presionando el botón rojo de desvincular.

Todo lo que hay dentro de los workspaces o hojas no será accesible en el espacio, pero seguirá existiendo en la cuenta de Smartsheet de sus propietarios. No te preocupes. Siempre puedes vincular un workspace al espacio si es necesario.

Necesitarás tener permiso de administrador en el espacio para eliminar el workspace de otros. Sin embargo, cualquiera puede eliminar su workspace subido, incluso aquellos exmiembros o administradores que han sido degradados a un rol de invitado.

Solo puedes eliminar el workspace. No puedes eliminar las hojas individuales anidadas dentro del workspace. Si deseas eliminar el acceso a una hoja en particular, puedes:

• Eliminar la información del workspace en Smartsheet.
• O desvincular el workspace y agregar manualmente las hojas que deseas agregar, excepto por las que no deseas que sean visibles en el espacio.

Eliminar la integración

Puedes eliminar la integración de Smartsheet yendo a la configuración de usuario > Aplicaciones Autorizadas > presionando Desconectar.

Una vez que elimines la integración de tu cuenta, las páginas y bases de datos conectadas no serán accesibles en los espacios vinculados, pero seguirán existiendo en la Files mini-app. Puedes reautorizar el acceso después de desconectar Smartsheet en una hoja previamente conectada. Cuando reintegres Smartsheet, todos los workspaces vinculados en tus diferentes espacios estarán disponibles nuevamente.

Si deseas que tus páginas y bases de datos no sean visibles una vez que elimines la integración, tendrás que desvincular las carpetas de tus espacios manualmente. Puedes hacer esto tanto antes como después de desautorizar Smartsheet.

¿Preguntas Frecuentes Sobre la Integración de Smartsheet?

¿Qué pasa con los workspaces y hojas que vinculé en la Files mini-app si salgo/soy eliminado de un espacio?

Cuando sales o eres eliminado de un espacio, tus workspaces y hojas vinculados serán desvinculados de la Files mini-app. Si vuelves a entrar al espacio, tendrás que vincular los elementos nuevamente.

¿Qué pasaría con mis workspaces y hojas si eliminara mi cuenta?

Cuando eliminas tu cuenta de Rock, todos los servicios en la nube que integraste serán desconectados y todos los elementos que vinculaste serán desvinculados.

¿Qué pasa con los workspaces y hojas de cuentas suspendidas?

Los workspaces y hojas de cuentas suspendidas seguirán disponibles para acceso en el espacio a menos que sean desvinculados o eliminados de sus servicios de unidad.

¿Qué pasa si muevo mis páginas a una ubicación diferente en Smartsheet? ¿Tendré que agregarlo nuevamente?

Los elementos seguirán siendo accesibles en un espacio, pero los permisos de usuario podrían cambiar. Algunos usuarios podrían ganar o perder acceso dependiendo de tus cambios o los permisos disponibles en el nuevo destino.

¿Qué pasa con los elementos en un espacio si son eliminados de Smartsheet?

Parecerá que Rock no puede encontrar el elemento y nadie podrá acceder a la información. Los workspaces y hojas que son contenidos desaparecerán al reabrirse. Puedes desvincular la carpeta eliminada para quitarla de tu Files mini-app.

¿Puedo darle a un usuario permiso para acceder a un elemento desde Rock?

No, necesitarás otorgar permisos de acceso o enviar invitaciones al usuario a través de Smartsheet.

¿El equipo de Rock puede ver qué hay dentro de las carpetas que conecto a mis espacios?

No, la integración agrega la información a tu espacio. No podemos ver qué documentos tienes en tu base de datos o workspace. Además, si los usuarios en el espacio no tienen permiso, no podrán acceder a la información.

¿Hay un límite de carga para mis carpetas en Dropbox?

Los límites de carga son independientes de Rock. Los límites de almacenamiento dependen de la cuota de almacenamiento del servicio en la nube.

¿Qué pasa con los elementos de Archivos si todos abandonan un espacio grupal?

Tan pronto como todos los miembros abandonen el espacio, todos los archivos, información de almacenamiento de mini-app y las integraciones serán eliminados.